TATA KELOLA SARANA PRASARANA PERGURUAN TINGGI
Sarana dan prasarana secara etimologi memiliki perbedaan, namun keduanya memiliki keterkaitan yang sangat penting sebagai alat penunjang keberhasilan suatu proses yang dilakukan. Dengan demikian, suatu proses kegiatan yang akan dilakukan tidak akan dapat mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana, jika sarana dan prasarana (sarpras) tidak tersedia.
Siklus Pengelolan Aset di Perguruan Tinggi yaitu mulai dari perencanaan kebutuhan untuk mengidentifikasi sarpras yang dibutuhkan apa saja, kemudian dilakukan penganggaran dana. Setelah penghitungan dana dilakukan maka selanjutnya diadakan pengadaan perolehan, yaitu untuk menetapkan status penggunaan, penggunaan sementara, pengoperasian oleh pihak lain, lalu pengalihan status penggunaan. Mulai dari pengamanan dan pemeliharaan barang, pembinaan, pengawasan dan pengendalian penatausahaan. Untuk pemanfaatan mulai dari sewa, pinjam pakai barang, kerjasama pemanfaatan, bangun serah guna, dan kerjasama penyediaan infrasruktur. Kemudian dilakukan pemindahtanganan mulai dari penjualan, hibah, tukar menukar, dan penyertaan modal, lalu dilakukan pemusnahan dan penghapusan.
Peran penting perencanaan mulai dari No plan atau biasa disebut No Future, kemudian pengoptimalan aset, tidak ada fraud (kesalahan), cost saving atau meminimalisir pengeluaran seminim mungkin, lalu penyempurnaan database asset dan kesinambungan renstra organisasi. Tindakan selanjutnya dilakukan perencanaan aset mulai dari standar kebutuhan, umur dan kondisi aset, rencana atas aset, dan roadmap organisasi lalu setelah itu, membandingkan kebutuhan atau ketersediaan, dilanjutkan persediaan kondisi dan profil ketersediaan aset meliputi aset yang rusak ringan/tidak standar dapat diperbaharui, aset dengan kondisi baik dapat dioperasikan dan dilakukan pemeliharaan, lalu pengadaan aset yang baru dapat diperoleh melalui sewa atau beli secara langsung, terakhir aset yang rusak berat atau berlebihan dilakukan penghapusan.
Mengapa persediaan penting? Yang pertama karena Signifikan yang artinya persediaan adalah asset yang signifikan dan kebanyakan yang memberikan pelayanan. Kedua Aktivitas, aset persediaan merupakan pusat aktivitas utama bagi perkantoran. Ketiga Nilai, kesalahan dalam menentukan posisi nilai persediaan per akhir periode bisa menimbulkan kesalahan pada laporan keuangan. Terakhir yaitu Perlindungan, persediaan harus dilindungi dari risiko eksternal (seperti kebakaran, rusak, hilang) dan salah urus dari petugas persediaan.
Persediaan adalah aset lancar dalam bentuk barang atau perlengkapan yang dimaksudkan untuk mendukung kegiatan operasional, dan barang-barang yang dimaksudkan untuk dijual dan atau diserahkan dalam rangka pelayanan kepada masyakarat.
Metode : Meliputi persediaan dicatat menggunakan metode perpetual, yaitu pencatatan persediaan dilakukan setiap terjadi transaksi yang mempengaruhi persediaan (perolehan dan pemakaian).
Satuan : Pencatatan barang persediaan dilakukan berdasarkan satuan barang yang lazim dipergunakan untuk masing-masing jenis barang atau satuan barang lain yang dianggap paling memadai dalam pertimbangan materialitas dan pengendalian pencatatan.
Catatan Akhir : Pada akhir periode pelaporan, catatan persediaan disesuaikan dengan hasil inventarisasi fisik.
Inventarisasi Fisik : Dilakukan atas barang yang belum dipakai, baik yang masih berada di gudang atau tempat penyimpanan maupun persediaan yang berada di unit pengguna.
Neraca : Persediaan disajikan di neraca pada bagian aset lancar.
Calk : Persediaan dalam kondisi rusak atau usang tidak dilaporkan dalam neraca melainkan pada catatan atas laporan keuangan.
- Barang atau perlengkapan (supplies) yang digunakan sendiri dalam rangka kegiatan operasional pemerintah (seperti barang habis pakai, barang tak habis pakai, barang bekas pakai).
- Barang yang dibeli untuk dijual atau diserahkan kepada masyarakat.
- Barang yang digunakan dalam proses produksi jika pemerintah memproduksi sendiri (swakelola) misal barang baku atau supplies, barang dalam proses (setengah jadi), dan barang jadi.
Fungsi sarana dan prasarana dapat berbeda sesuai lingkup dan penggunaannya. Misalkan sarana dan prasarana pendidikan berbeda dengan transportasi, wisata dan sebagainya, namun memiliki tujuan yang sama yaitu untuk mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana.
Fungsi utama sarana dan prasarana pada dasarnya memiliki tujuan :
- Menciptakan kenyamanan
- Menciptakan kepuasan
- Mempercepat proses kerja
- Memudahkan proses kerja
- Meningkatkan produktivitas
- Hasil lebih berkualitas
Sumber Info : Direktorat Jenderal Kekayaan Negara, https://www.kanalinfo.web.id/pengertian-sarana-dan-prasarana
